Privacyverklaring Voor Sollicitanten

JUST ALIGNER PRIVACYVERKLARING VOOR SOLLICITANTEN

Laatst bijgewerkt: 17.01.2025

Mac Dental Diş Protez Laboratuvarları A.Ş. (hierna te noemen “Just Aligner”, “het Bedrijf” of “wij”) hecht de grootst mogelijke waarde aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens van haar sollicitanten. Deze Privacyverklaring voor Sollicitanten van Just Aligner (“Privacyverklaring”) is opgesteld in overeenstemming met de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) (de “AVG”) om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens als sollicitant op een transparante manier worden verwerkt.

Deze Privacyverklaring beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens behandelen en beschermen in verband met onze wervingsprocessen. Deze Verklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van sollicitanten en potentiële kandidaten voor een dienstverband.

Het is belangrijk dat u begrijpt wie wij zijn, hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en dat wij onze verplichtingen in dit opzicht zeer serieus nemen. Het doel van deze Verklaring is daarom om u informatie te geven over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en anderszins gebruiken, evenals uw rechten met betrekking tot deze gegevens.

Wij moeten uw persoonsgegevens verwerken om uw sollicitatie voor een functie te kunnen behandelen. Er kunnen ook wettelijke verplichtingen zijn waarmee wij in verband met uw sollicitatie moeten voldoen. Als wij de in deze Privacyverklaring beschreven verwerkingsactiviteiten niet kunnen uitvoeren, is het mogelijk dat wij uw sollicitatie niet kunnen voortzetten.

1. Beginselen voor Gegevensbescherming

Wij zullen voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming, die bepaalt dat de persoonsgegevens die wij over u bewaren:

• Rechtmatig, eerlijk en op een transparante manier moeten worden gebruikt.
• Alleen mogen worden verzameld voor geldige doeleinden die wij u duidelijk hebben uitgelegd en niet mogen worden gebruikt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden.
• Relevant moeten zijn voor de doeleinden die wij u hebben verteld en beperkt moeten blijven tot die doeleinden.
• Nauwkeurig moeten zijn en actueel moeten worden gehouden.
• Alleen zo lang mogen worden bewaard als noodzakelijk is voor de doeleinden die wij u hebben verteld (d.w.z. in verband met de wervingsprocedure).
• Veilig moeten worden bewaard en beschermd tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen verlies of vernietiging met behulp van passende technische en organisatorische maatregelen.

2. Van wie worden uw persoonsgegevens verzameld?

Wij verzamelen, verwerken en gebruiken uw persoonsgegevens doorgaans uit de volgende bronnen:

• U, de sollicitant (wanneer u rechtstreeks bij ons solliciteert);
• Wervingsbureaus (recruiters die uw CV met ons delen);
• Uw opgegeven referenties (referenties of pre-employment screening serviceproviders); of
• Openbare bronnen, zoals zakelijke en werkgerelateerde sociale netwerken (bijv. LinkedIn).

3. Welke categorieën van persoonsgegevens verzamelen wij over u?

In verband met uw sollicitatie bij ons verzamelen, bewaren en gebruiken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens over u:

• Persoonlijke identificatiegegevens: inclusief uw naam, geboortedatum en -plaats, foto, en indien van toepassing, informatie die nodig is om de geschiktheid voor buitenlandse taken te beoordelen (bijv. visuminformatie, verblijfsvergunning, werkvergunning, immigratiestatus).
• Contactgegevens: inclusief uw huisadres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Sollicitatiegegevens: inclusief uw CV, motivatiebrief, arbeidsverleden, opleidingsverleden, certificaten, kwalificaties en vaardigheden, referentiecontactinformatie, referenties, voorkeuren voor functies, bereidheid om te verhuizen, gewenst salaris, interesses en ambities, en achtergrondscreeningsinformatie indien relevant.
• De informatie die u hebt verstrekt in ons sollicitatieformulier.
• Alle informatie die u ons verstrekt tijdens het sollicitatieproces.
• Achtergrondonderzoek of andere relevante screeningsinformatie: zoals informatie verkregen via referentiecontroles en bevestiging van uw werk-/opleidingsachtergrond (zoals toegestaan door toepasselijke wetgeving).

Dit kan inhouden dat wij gevoelige persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken met betrekking tot uw gezondheid en beperkingen, wanneer wij redelijke aanpassingen aan de werkplek moeten maken om sollicitatiegesprekken te vergemakkelijken.

4. Onze Doeleinden en Juridische Grondslag voor Verzameling en Verwerking

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens van sollicitanten om verschillende redenen die verband houden met het beheren van uw sollicitatie voor een functie bij ons. We mogen deze gegevens echter alleen verzamelen en gebruiken als we daarvoor een geldige juridische grondslag hebben, en we zijn verplicht om u de verschillende juridische grondslagen waarop we ons beroepen uit te leggen.

We zullen uw persoonsgegevens alleen opvragen als we daarvoor een geldige juridische grondslag hebben, zoals hieronder beschreven:

Om de nodige stappen te ondernemen voordat we een arbeidsovereenkomst met u aangaan:

• Om te bepalen of u geschikt bent voor de functie waarop u hebt gesolliciteerd, inclusief identificatiegegevens, contactgegevens, opleidings- en werkervaring, informatie verkregen tijdens uw sollicitatiegesprek en informatie in uw CV.

Waar nodig om te voldoen aan een wettelijke verplichting:

• Voldoen aan toepasselijke wetten, beleidsregels en procedures, waaronder arbeids- en immigratiewetten en aan werk gerelateerde beleidsregels en procedures, wat de verwerking van identificatiegegevens en contactgegevens omvat.
• Voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten en het beschermen van onze juridische rechten, waaronder immigratie- en/of arbeidswetten en -regels, controles van het recht om te werken, vereisten en praktijken voor diversiteit en inclusie, en gegevens met betrekking tot juridische claims (inclusief het delen van informatie in verband met juridische procedures of geschillen). Als u succesvol bent, omvat dit het verifiëren of u het recht hebt om te werken in het land waarin u bij het Bedrijf solliciteert, en het controleren of de door u verstrekte informatie correct is.

Waar nodig voor ons gerechtvaardigd belang:

• Het beheren en verwerken van uw sollicitatie (inclusief het verwerken van een baanbod als u succesvol bent), inclusief identificatiegegevens, contactgegevens, opleidings- en werkervaring, informatie verkregen tijdens uw sollicitatiegesprek en informatie in uw CV.
• Het beoordelen van uw vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid voor de functie, inclusief identificatiegegevens, contactgegevens, opleidings- en werkervaring, informatie verkregen tijdens uw sollicitatiegesprek en informatie in uw CV.
• Communiceren met u en derden over uw sollicitatie en wervingsproces, inclusief het informeren over toekomstige kansen bij het Bedrijf, wat de verwerking van identificatiegegevens en contactgegevens omvat.
• Het uitvoeren van achtergrondcontroles, referentiecontroles en andere toepasselijke screeningscontroles als onderdeel van uw sollicitatie (indien van toepassing), inclusief identificatiegegevens, contactgegevens, informatie over uw kwalificatie(s) en werkverleden (voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving).

Als we uw toestemming nodig hebben, zullen we u informeren over de persoonsgegevens die we willen gebruiken en hoe we deze willen gebruiken. U bent niet verplicht om ons toestemming te geven. Als u ons toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens op een bepaalde manier te verzamelen, te gebruiken of openbaar te maken, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. Als u een toestemming die u ons hebt gegeven wilt intrekken, neem dan contact met ons op via de onderstaande gegevens (Neem contact met ons op).

5. Waarom delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens overdragen aan derden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. De categorieën derden waaraan wij uw gegevens kunnen overdragen, zijn als volgt:

• Toezichthouders, autoriteiten, zakenpartners en andere derden: Wij kunnen uw persoonsgegevens moeten delen met toezichthouders, rechtbanken en andere autoriteiten (bijv. belasting- en rechtshandhavingsautoriteiten), onafhankelijke externe adviseurs (bijv. advocaten en consultants).
• In het geval dat het bedrijf waarvoor u solliciteert geheel of gedeeltelijk wordt verkocht of overgedragen (of een dergelijke verkoop of overdracht wordt overwogen), kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan de overnemende entiteit als onderdeel van de overdracht zelf of als onderdeel van een initiële beoordeling voor een dergelijke overdracht, beperkt tot wat noodzakelijk is.
• Dienstverleners van derden: Indien nodig voor de bovengenoemde doeleinden, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met derden om deze namens ons en volgens passende instructies te verwerken. Dit kan, waar van toepassing, externe wervingsbureaus, videoconferentieplatforms, sociale mediaplatforms (zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving) en andere activiteiten omvatten.

Al onze externe dienstverleners zijn verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met ons beleid. Wij staan niet toe dat onze externe dienstverleners uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden gebruiken. Wij staan hen alleen toe uw persoonsgegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies.

Wanneer informatie wordt overgedragen van binnen de EER naar buiten de EER (Turkije), en dit gebeurt naar een belanghebbende in een land dat niet onderworpen is aan een adequaatheidsbesluit van de EU-Commissie, wordt uw data adequaat beschermd door door de EU-Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s) of gelijkwaardige mechanismen, inclusief uitzonderingen, om uw gegevens te beschermen en de veiligheid ervan te waarborgen.

6. Gegevensbeveiliging

Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, ongeoorloofd worden gebruikt of geopend, gewijzigd of openbaar worden gemaakt. Daarnaast beperken wij de toegang tot uw persoonsgegevens tot die werknemers, agenten, aannemers en andere derden die een zakelijke noodzaak hebben om deze gegevens te kennen. Zij zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken volgens onze instructies en zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Wij hebben procedures opgesteld om vermoedelijke datalekken aan te pakken en zullen u en de toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk wanneer wij wettelijk verplicht zijn dit te doen.

7. Gegevensbewaring

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als redelijkerwijs nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor we ze hebben verzameld, inclusief het voldoen aan wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of rapportagevereisten. Wij kunnen uw persoonsgegevens langer bewaren in het geval van een klacht of als wij redelijkerwijs geloven dat er een kans is op juridische procedures met betrekking tot onze relatie met u.

• Als u succesvol bent: Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de doeleinden van het wervingsproces en, zodra dit proces is afgerond, gedurende een passende periode om eventuele juridische claims met betrekking tot het sollicitatieproces te behandelen en voor de periodes die vereist zijn volgens de toepasselijke wetgeving. Na deze periode zullen wij stappen ondernemen om uw persoonsgegevens te verwijderen of in een vorm te bewaren die u niet langer identificeert. Als u onze werknemer wordt, zullen uw persoonsgegevens deel uitmaken van uw personeelsdossier en later worden gebruikt voor het beheer van de arbeidsrelatie.

• Als u niet succesvol bent: Wij bewaren uw persoonsgegevens tot 6 maanden om onze wervingsbeslissing te herzien en om u in overweging te nemen voor toekomstige wervingsprocessen. Als u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens bewaren om u mogelijk te overwegen voor toekomstige functies, laat ons dit dan weten.

8. Uw wettelijke rechten

Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Toegang tot uw persoonsgegevens aanvragen: Hiermee kunt u een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en controleren of wij deze op een wettelijke manier verwerken.
• Correctie van uw persoonsgegevens aanvragen: Hiermee kunt u onvolledige of onjuiste gegevens die wij over u bewaren laten corrigeren, hoewel we mogelijk de nauwkeurigheid van de door u verstrekte nieuwe gegevens moeten verifiëren.
• Verwijdering van uw persoonsgegevens aanvragen in bepaalde omstandigheden: Hiermee kunt u ons vragen om persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer er geen goede reden is om deze te blijven verwerken. U hebt ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u met succes uw recht op bezwaar tegen verwerking hebt uitgeoefend, wanneer wij uw informatie mogelijk onrechtmatig hebben verwerkt of wanneer wij uw persoonsgegevens moeten wissen om te voldoen aan de lokale wetgeving. Houd er echter rekening mee dat we mogelijk niet altijd aan uw verzoek tot verwijdering kunnen voldoen om specifieke juridische redenen, die we u, indien van toepassing, op het moment van uw verzoek zullen mededelen.
• Bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: Dit geldt wanneer we ons beroepen op een gerechtvaardigd belang (of dat van een derde) als juridische basis voor een bepaald gebruik van uw gegevens. In sommige gevallen kunnen we aantonen dat we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om uw informatie te verwerken die uw recht om bezwaar te maken overstijgen.
• Overdracht van uw persoonsgegevens aanvragen: We zullen uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat aan u of een door u gekozen derde partij verstrekken.
• Toestemming intrekken: U kunt uw toestemming op elk moment intrekken wanneer we vertrouwen op toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking die plaatsvond voordat u uw toestemming introk. Als u uw toestemming intrekt, kunnen we mogelijk bepaalde producten of diensten niet aan u leveren.
• Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens aanvragen: Hiermee kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten in een van de volgende scenario’s:
  (i) Als u wilt dat we de nauwkeurigheid van de gegevens vaststellen;
  (ii) Wanneer u denkt dat ons gebruik van de gegevens onrechtmatig is, maar u niet wilt dat we deze wissen;
  (iii) Wanneer u ons nodig hebt om de gegevens te bewaren, zelfs als we deze niet langer nodig hebben, omdat u deze nodig hebt om juridische claims op te stellen, uit te voeren of te verdedigen; of
  (iv) U bezwaar hebt gemaakt tegen ons gebruik van uw gegevens, maar we moeten verifiëren of we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om deze te gebruiken.

Als u een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, raadpleegt u de sectie ‘Neem contact met ons op’.

U hoeft geen vergoeding te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om een van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter een redelijke vergoeding vragen als uw verzoek duidelijk ongegrond, herhaaldelijk of buitensporig is. Alternatief kunnen we in deze omstandigheden weigeren om aan uw verzoek te voldoen.

Wat we van u nodig kunnen hebben

We kunnen specifieke informatie van u vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot uw persoonsgegevens (of om een van uw andere rechten uit te oefenen) te waarborgen. Dit is een beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet worden bekendgemaakt aan personen die daar geen recht op hebben. We kunnen ook contact met u opnemen om aanvullende informatie te vragen met betrekking tot uw verzoek om onze reactie te versnellen.

9. Klachten

Wij hopen dat we eventuele problemen die u heeft kunnen oplossen. Als u zich zorgen maakt over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, werken wij graag met u samen om dit op te lossen.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit, zoals het Information Commissioner’s Office (ICO), de Britse toezichthouder voor gegevensbeschermingskwesties (www.ico.org.uk). Voor een lijst van EER-gegevensbeschermingstoezichthouders en hun contactgegevens, zie hier.

Wij zouden het echter op prijs stellen als u ons eerst de kans geeft om uw zorgen aan te pakken voordat u de relevante gegevensbeschermingsautoriteit benadert. Neem daarom in eerste instantie contact met ons op.

10. Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring op elk moment bij te werken, en wij zullen u een nieuwe privacyverklaring verstrekken wanneer wij substantiële updates doorvoeren. Daarnaast kunnen wij u van tijd tot tijd op andere manieren informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens.

11. Neem contact met ons op

Vragen, opmerkingen en verzoeken met betrekking tot deze Verklaring zijn welkom en dienen te worden gericht aan het Privacyteam en onze EU-vertegenwoordiger via [email protected].